¿Cómo solicito mi cuenta para ingresar al sistema?

Enviar un correo electrónico a los contactos listados al inicio de esta página o al correo cosustenta@uv.mx solicitando el acceso al sistema. Los datos que deben proporcionar en dicho correo son: Nombre completo, dependencia de adscripción, puesto y correo electrónico institucional. Es requisito indispensable contar con la cuenta institucional.

¿Cómo iniciar una sesión?

Esto se realiza introduciendo los datos de su cuenta institucional (sin incluir @uv.mx) en el apartado con la leyenda Inicio de sesión en la parte superior de esta página.

¿Cómo cerrar la sesión?

Para cerrar la sesión hay que hacer clic en el botón Cerrar sesión en la parte superior derecha dentro del sistema.

¿Qué puede hacer dentro del sistema?

Enviar y recibir la correspondencia de su dependencia. Puede registrar su correspondencia (oficios, memorándums, entre otros) para su envío digital a los integrantes de su dependencia y llevar un control de las solicitudes enviadas/recibidas evitando el uso del papel.

Incorporar la correspondencia existente. Puede incorporar correspondencia existente en papel al sistema. Una vez dentro del sistema puede reenviarla y trabajar con los integrantes de su dependencia de formato digital.

Enviar y recibir la correspondencia de otras dependencias.Puede registrar correspondencia (oficios, memorándums, entre otros) para su envío a cualquier integrante de la institución que también este dentro del sistema. De la misma forma, también puede recibir correspondencia de otras dependencias que tengan acceso al sistema.

Adjuntar documentos. Puede adjuntar archivos (imágenes, .doc, .xls, .pdf, entre otros) e incluirlos en su correspondencia digital.

Seguimiento de correspondencia. El sistema agrupa la correspondencia por asunto de manera que puede observar el flujo de trabajo de un conversación entre varios integrantes en la resolución de una solicitud.

Establecer tiempos de respuesta. Dentro de la correspondencia puede indicarle a su destinatario que requiere de una respuesta dentro de una fecha establecida.

Buscar correspondencia. Puede buscar rápidamente documentos recibidos/enviados por no. de oficio, fecha de recepción, por asunto, por destinatario entre otros.

Generar reportes. Puede generar listados de correspondencia por fecha de recepción, asunto, tipo de documento (oficio, memorandúm, entre otros), estado (contestado, sin respuesta, entre otros), por destinatario entre otros.

¿Puedo utilizar Hermes como sustituto al correo electrónico?

Considere que el sistema Hermes no reemplaza al correo electrónico; su finalidad es exclusivamente el envío de comunicados oficiales (oficios, circulares y memorandos).

¿Cómo se puede insertar la firma electrónica en los oficios?

Por el momento la firma electrónica no será utilizada en el sistema Hermes. En cuanto se incorpore dicha funcionalidad, se le notificará a la comunidad universitaria. Por el momento la legitimidad de los oficios se valida por medio del código QR (el cuadro de blanco y negro) y la cadena digital que aparecen al pie de los documentos, los cuales son generados automáticamente al ingresar la persona con su cuenta institucional y contraseña.

¿Dónde puedo encontrar el manual de usuario de Hermes?

El manual del usuario se encuentra dentro del sistema Hermes, ingresando con su cuenta de usuario y dando clic al ícono azul que tiene un signo de interrogación, ubicado en el panel izquierdo por encima de la vista de carpetas.

¿Están ya dados de alta los mismos usuarios para los cuales se solicitó el permiso en la plataforma de prueba del Hermes?

Sí, los mismos usuarios se encuentran ya registrados. Se les solicita atentamente que nos notifiquen de cualquier cambio, alta o baja de personal, de modo que la base de datos del sistema se mantenga actualizada.

Cuando envían un oficio, ¿le llega la notificación a correo electrónico?

Sí, tal como se les comentó en la capacitación, puede configurar su cuenta para recibir una notificación al correo electrónico institucional cada vez que llegue un oficio. Para habilitarlo hay que entrar a "Opciones" (en la esquina superior derecha) y posteriormente a "Apariencia".

¿Se pueden eliminar oficios? ¿Cómo se eliminan los oficios? ¿Cómo se archivan los oficios?

No es posible eliminar oficios ya enviados o recibidos, dado que este sistema tiene implicaciones de transparencia y manejo apropiado de documentación oficial. Únicamente se pueden eliminar los elementos que se encuentren en borrador. Esto no tendrá implicaciones en el espacio disponible, ya que las cuentas no tienen un límite de espacio. Sin embargo, sí es posible archivarlos; para eso se tiene que crear una carpeta nueva (en el menú de la izquierda, dando clic derecho a carpetas), posteriormente seleccionar los oficios a archivar y moverlos a la carpeta dando clic en el menú "Colocar en carpeta" que aparece en la esquina superior derecha.

¿Cuál es la capacidad o espacio disponible en los buzones de entrada y salida de una cuenta?

No existe una limitación de espacio para las cuentas de los usuarios; todo el sistema está alojado en un servidor propio que se irá expandiendo conforme se vaya saturando su capacidad.

¿Cómo se envía un oficio a las personas que no estén dadas de alta en el sistema siendo personal UV?

Es necesario comentarles a los destinatarios que se requiere enviarles un oficio, así como pedirles que envíen una solicitud de alta de cuenta a jbarrera@uv.mx, de modo que puedan recibir el oficio a través de Hermes.

¿Cómo se envía la documentación que no puede enviarse de modo digital (paquetería, documentos que requieran enviarse en original, trámites que por normatividad requieran firma autógrafa)?

Se deberá enviar el oficio correspondiente previamente a través del Sistema Hermes; posteriormente, se deberá realizar una sola impresión (preferentemente en papel de reúso) con el fin de recabar firma o sello de recibido de los documentos anexos. No será necesario imprimir el oficio para el destinatario porque ya lo tendrá en su bandeja de Hermes.