¿Cómo solicito mi cuenta para ingresar al sistema?
Enviar un correo electrónico a los contactos listados al inicio de esta página o al correo cosustenta@uv.mx solicitando
el acceso al sistema. Los datos que deben proporcionar en dicho correo son: Nombre completo, dependencia de adscripción,
puesto y correo electrónico institucional. Es requisito indispensable contar con la cuenta institucional.
?Cómo iniciar una sesión?
Esto se realiza introduciendo los datos de su cuenta institucional
(sin incluir @uv.mx) en el apartado
con la leyenda
Inicio de sesión en la parte superior de esta página.
?Cómo cerrar la sesión?
Para cerrar la sesión hay que hacer clic en el botón
Cerrar sesión
en la parte superior derecha dentro del sistema.
?Qué puede hacer dentro del sistema?
Enviar y recibir la correspondencia de su dependencia. Puede registrar
su correspondencia (oficios, memorándums, entre otros) para su envío digital a los
integrantes de su dependencia y llevar un control de las solicitudes enviadas/recibidas
evitando el uso del papel.
Incorporar la correspondencia existente. Puede incorporar correspondencia
existente en papel al sistema. Una vez dentro del sistema puede reenviarla y trabajar
con los integrantes de su dependencia de formato digital.
Enviar y recibir la correspondencia de otras dependencias.Puede
registrar correspondencia (oficios, memorándums, entre otros) para su enío a cualquier
integrante de la institución que también este dentro del sistema. De la misma forma,
también puede recibir correspondencia de otras dependencias que tengan acceso al
sistema.
Adjuntar documentos. Puede adjuntar archivos (imágenes, .doc, .xls,
.pdf, entre otros) e incluirlos en su correspondencia digital.
Seguimiento de correspondencia. El sistema agrupa la correspondencia
por asunto de manera que puede observar el flujo de trabajo de un conversación entre
varios integrantes en la resolución de una solicitud.
Establecer tiempos de respuesta. Dentro de la correspondencia puede
indicarle a su destinatario que requiere de una respuesta dentro de una fecha establecida.
Buscar correspondencia. Puede buscar rápidamente documentos recibidos/enviados
por no. de oficio, fecha de recepción, por asunto, por destinatario entre otros.
Generar reportes. Puede generar listados de correspondencia por
fecha de recepción, asunto, tipo de documento (oficio, memorandum, entre otros),
estado (contestado, sin respuesta, entre otros), por destinatario entre otros.
?Puedo utilizar Hermes como sustituto al correo electrónico?
Considere que el sistema Hermes no reemplaza al correo electrónico; su finalidad es exclusivamente
el envío de comunicados oficiales (oficios, circulares y memorandos).
?C?mo se puede insertar la firma electrónica en los oficios?
Por el momento la firma electrónica no será utilizada en el sistema Hermes. En cuanto se incorpore
dicha funcionalidad, se le notificará a la comunidad universitaria. Por el momento la legitimidad
de los oficios se valida por medio del código QR (el cuadro de blanco y negro) y la cadena digital
que aparecen al pie de los documentos, los cuales son generados autom?ticamente al ingresar la persona
con su cuenta institucional y contraseńa.
?D?nde puedo encontrar el manual de usuario de Hermes?
El manual del usuario se encuentra dentro del sistema Hermes, ingresando con su cuenta de usuario y
dando clic al ?cono azul que tiene un signo de interrogaci?n, ubicado en el panel izquierdo por encima
de la vista de carpetas.
?Est?n ya dados de alta los mismos usuarios para los cuales se solicit? el permiso en la plataforma de prueba del Hermes?
S?, los mismos usuarios se encuentran ya registrados. Se les solicita atentamente que nos notifiquen de
cualquier cambio, alta o baja de personal, de modo que la base de datos del sistema se mantenga actualizada.
Cuando env?an un oficio, ?le llega la notificaci?n a correo electr?nico?
S?, tal como se les coment? en la capacitaci?n, puede configurar su cuenta para recibir una notificaci?n
al correo electr?nico institucional cada vez que llegue un oficio. Para habilitarlo hay que entrar a "Opciones"
(en la esquina superior derecha) y posteriormente a "Apariencia".
?Se pueden eliminar oficios? ?C?mo se eliminan los oficios? ?C?mo se archivan los oficios?
No es posible eliminar oficios ya enviados o recibidos, dado que este sistema tiene implicaciones de transparencia
y manejo apropiado de documentaci?n oficial. ?nicamente se pueden eliminar los elementos que se encuentren en borrador.
Esto no tendr? implicaciones en el espacio disponible, ya que las cuentas no tienen un l?mite de espacio. Sin embargo,
s? es posible archivarlos; para eso se tiene que crear una carpeta nueva (en el men? de la izquierda, dando clic derecho
a carpetas), posteriormente seleccionar los oficios a archivar y moverlos a la carpeta dando clic en el men? "Colocar en
carpeta" que aparece en la esquina superior derecha.
?Cu?l es la capacidad o espacio disponible en los buzones de entrada y salida de una cuenta?
No existe una limitaci?n de espacio para las cuentas de los usuarios; todo el sistema est? alojado en un servidor propio
que se ir? expandiendo conforme se vaya saturando su capacidad.
?C?mo se env?a un oficio a las personas que no est?n dadas de alta en el sistema siendo personal UV?
Es necesario comentarles a los destinatarios que se requiere enviarles un oficio, as? como pedirles que env?en una solicitud
de alta de cuenta a jbarrera@uv.mx, de modo que puedan recibir el oficio a trav?s de Hermes.
?C?mo se env?a la documentaci?n que no puede enviarse de modo digital (paqueter?a, documentos que requieran enviarse en original, tr?mites que por normatividad requieran firma aut?grafa)?
Se deber? enviar el oficio correspondiente previamente a trav?s del Sistema Hermes; posteriormente, se deber? realizar
una sola impresi?n (preferentemente en papel de re?so) con el fin de recabar firma o sello de recibido de los documentos anexos.
No ser? necesario imprimir el oficio para el destinatario porque ya lo tendr? en su bandeja de Hermes.